Tento modul slouží k evidenci objednávek, které byly vytvořené zákazníky přes Váš e-shop. Modul naleznete ve Vašem editoru pod menu Eshop -> Existující objednávky. Modul byl navržen tak, aby pokrýval a hlavně automatizoval kompletní správu všech objednávek. Po několika minutách práce sami jistě zjistíte, jak může být odbavování objednávek jednoduché.
V následující části manuálu naleznete:
1. Co se stane po odeslání objednávky
1. Máte-li v číselníku Stavy objednávek vyplněné příslušné nastavení, systém automaticky odešle zákazníkovi e-mail s potvrzením, že objednávka byla přijata. Zároveň jsou v této zprávě detaily objednávky, odkaz na aktuální stav objednávky a pokud zákazník nakupoval na Vašem e-shopu poprvé, nalezne zde i přihlašovací jméno a heslo pro přihlášení pro další nákup.
2. Systém automaticky odešle stejný e-mail jako v bodu s objednávkou provozovateli eshopu na adresu uvedenou v editoru v informacích o provozovateli.
3. Objednávka a její stav se zaznamená v editoru do modulu Existující objednávky.
4. Zároveň se přidá nový zákazník do editoru do sekce Zákazníci nebo se aktualizují informace týkající se stávajícího zákazníka.
5. Systém automaticky sníží skladovou zásobu objednaného zboží.
Obdobné operace systém provede při každé změně stavu objednávky, s výjimkou bodu 5 (skladová zásoba se již nemění, pouze v případě stornování objednávky se skladová zásoba opět navýší).
2. Výpis objednávek
Po přechodu do modulu Existující objednávky se Vám zobrazí výpis objednávek a možnost jejich filtrování. Standardně jsou po otevření modulu zobrazeny VŠECHNY objednávky.
V horní části nad výpisem se Vám pod tlačítkem Pokročilé filtrování zobrazí detailní možnost filtrování, a to podle těchto údajů:
► číslo a ID objednávky,
► zákazník,
► číslo balíku,
► datum přijetí objednávky
► cena,
► kód zboží, které je obsažené v objednávce,
► způsob platby,
► stav objednávky,
► dostupnost,
► měna.
Po každém výběru je nutné použít tlačítko Zobrazit výsledek, jinak se vám filtr nijak neprojeví.
Následuje samotný výpis, který obsahuje základní přehled o objednávkách. První dva sloupce slouží jako identifikátory. Jedná se o ID objednávky, které určuje unikátní číslo v rámci Vašeho systému, a druhý je pak Číslo objednávky, které slouží pro Váš přehled a můžete jej ovlivnit v Informacích o provozovateli. Dále následuje sloupec Datum objednávky, který je prokliknutelný do detailu objednávky a hned za ním Zákazník, které je rovněž odkazem a vede na detail zákazníka. Několik dalších sloupů obsahuje přehledové informace.
3. Export položek do .csv
Vedle tlačítka pro potvrzení výběru dle zadaných parametrů filtru naleznete nad samotným výpisem také možnost exportů.
Tyto exporty mohou být užitečným pomocníkem při vyřizování jednotlivých objednávek, kdy všechny potřebné informace získáte souhrnně do jednoho souboru, kterým se můžete řídit při vyskladňování a odesílání zboží zákazníkům. Pokud by filtrovaný výběr neobsahoval žádné položky pro export, nebude soubor .csv exportován a zobrazí se následující upozornění.
Export je prázdný. Upravte prosím vyhledávací kritéria.
Tlačítko Export aktuálního výběru, které slouží k vytvoření CSV souboru z aktuálně vyfiltrovaných objednávek. V souboru se projeví sloupce ID objednávky, Datum objednávky, Zákazník, Doprava PHE, Způsob platby, Stav a počet odeslaných e-mailů, což je prakticky komunikace vedená pomocí objednávky.
Další možností pro export je Export všech s dopravou PPL z aktuálního výběru ve formátu CSV pro štítky PPL, díky které provedete export pouze těch objednávek, které splňují nastavené parametry filtrování a zároveň zákazník zadal dopravu pomocí PPL. Ve výsledném souboru se projeví následující sloupce: Jméno, Ulice, Město, PSČ, Země, Typ zásilky, Počet kusů, Připojistit na, Dobírková částka, Měna dobírky, Variabilní symbol, Kontaktní osoba, Telefon, E-mail, Poznámka pro tisk na etiketě a konečně číslo objednávky.
Tlačítko Export vybraných pro Českou poštu pracuje obdobně jako předchozí, avšak vybere z vyhovujících položek filtru pouze ty, u kterých zákazník zvolil způsob dopravy pomocí České pošty. Ve výsledném souboru jsou zobrazeny následující položky: Příjmení/Název IČO, DIČ, Obec, Ulice, PSČ, Stát, Telefon, E-mail, Cena, Dobírka, VS zásilka (číslo objednávky) a Měna.
Další možností je Export vybraných pro Uloženku. V rámci tohoto exportovaného souboru jsou zobrazeny následující sloupce: Objednávka, Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon, Balíků (označuje počet doručovaných balíků v rámci jedné objednávky), Dobírka, Heslo (pro vyzvednutí na pobočce Uloženky), Vyzvednutí (kód pobočky, na níž má být objednávka odeslána, Podatelna a Variabilní symbol.
Poslední možností pro export vybraných objednávek je Export vybraných pro Zásilkovnu, DPD a TopTrans, pracuje na stejném principu jako Uloženka.
4. Editace objednávek
Do editace objednávky se dostanete pomocí odkazu ve sloupci Datum objednávky u konkrétní položky. Po kliknutí na tento odkaz se vám zobrazí nové okno s podrobným přehledem. Pamatujte, že objednávku je možné pouze editovat, ale není možné jí smazat z důvodu zachování evidence. Je zde však možnost objednávku převádět do různých stavů a podle toho přesně určit co se s objednávkou děje.
Samotná posloupnost stavů není nijak složitá:
► Po založení objednávky se zobrazí jako nepotvrzená.
► Pomocí tlačítek v dolní části pod výpisem jednotlivých položek pak můžete objednávku převést do stavu Potvrzená a následně pak Zboží expedováno.
► Až do stavu Zboží expedováno je možné objednávku kdykoliv stornovat. V takovém případě se pak objeví stav Stornovaná.
► Pokud zákazníkům nabízíte možnost platit online, může být jedním z mezikroků stav objednávky Online platba / splátky.
V tomto návodu jsou stavy popsané tak, jak jsou standardně nastaveny od nás. Názvy stavů a předměty informačních e-mailů si však můžete změnit podle svých potřeb. Více se dozvíte v návodu Stavy objednávek.
5. Zobrazení detailu zákazníka
Podrobné informace o zákazníkovi získáte tak, že ve výpisu objednávek kliknete na jméno zákazníka ve sloupci Zákazník. Detail se zobrazí v novém okně. Podrobnější popis toho, jaké informace o zákazníkovi máte, a jak je možné s nimi pracovat, naleznete v manuálu Zákazníci.